Je m’inquiète pour un collaborateur ou une collaboratrice subordonné·e

Depuis quelque temps, une personne de votre équipe se comporte différemment. C'est bien que vous preniez ces signaux au sérieux. Au travail, il est essentiel d’aborder rapidement les difficultés qui surviennent. Ces conseils pratiques vous aideront à en parler.

La personne en question a-t-elle présenté les comportements suivants au cours des dernières semaines ?

  • Elle travaille plus lentement ou fait plus d’erreurs.
  • Elle manque souvent de concentration ou se montre irritable.
  • Elle est absente ou arrive en retard plus souvent.
  • Elle se comporte différemment ou a l’air triste.
  • Elle fait de plus en plus d’heures supplémentaires, bien que la charge de travail n'ait pas augmenté.

Si vous avez constaté plusieurs de ces éléments, il vous faut parler avec votre collaborateur ou collaboratrice.

En parler peut aider

Tout le monde rencontre des difficultés psychiques au cours de sa vie. Lorsque les difficultés durent longtemps, elles peuvent mener à l’épuisement et provoquer l'apparition d’un trouble psychique. Souvent, la productivité au travail s’en trouve réduite, ou alors la personne se voit prescrire un arrêt maladie. Pour ne pas en arriver là, le dialogue peut aider.

Le dialogue rend la recherche de solutions possible

Aujourd’hui encore, bien des gens hésitent à parler des troubles psychiques sur leur lieu de travail. Les collaborateurs et collaboratrices ont peur d’être stigmatisé·es. Les responsables hiérarchiques ne veulent froisser personne. Cette réserve d’une part et d’autre contribue souvent à aggraver le problème.

Pourtant, plus on réagit tôt, plus les mesures prises sont prometteuses.

La situation dure déjà depuis longtemps et semble sans issue ? Les premières discussions n’ont eu aucun effet ? La personne se trouve déjà en arrêt maladie ?

Si votre entreprise dispose d’une consultation sociale ou d’une division RH, demandez de l'aide directement à ces services.

Dans le cas contraire, demandez conseil auprès de l’office AI de votre région.

Préparer le dialogue

Préparez-vous au préalable

Les conseils suivants suggèrent une manière d’aborder le sujet. Réfléchissez à la manière dont vous allez vous y prendre. Si vous avez des doutes, discutez-en avec votre responsable ou avec une personne des RH ou de la consultation sociale de votre entreprise.

Trouvez le moment adéquat

Choisissez un jour où votre programme et celui de votre collaborateur ou collaboratrice n'est pas trop chargé. Non seulement cela vous laissera assez de temps pour discuter, mais vous aurez aussi l’esprit plus tranquille. Expliquez brièvement de quoi vous voulez parler.

Je me fais du souci pour toi. J’aimerais qu’on se pose une fois pour discuter de ce qui se passe et voir comment on peut t’aider.

Choisissez le bon endroit

Choisissez un endroit où l’on ne vous dérangera pas. Réservez une salle où vous pourrez discuter à l’abri des regards.

1er entretien : à quoi faut-il faire attention ?

Commencez de la manière suivante, par exemple :

Je me fais du souci pour toi. J’aimerais bien te parler de ce que j’ai pu observer.

J'ai l’impression que tu n'es pas très en forme ces derniers temps. J’aimerais voir avec toi comment on pourrait améliorer la situation.

Définissez le déroulement de la discussion

Il vaut la peine de procéder en deux étapes. Lors du premier entretien, décrivez ce que vous-même avec perçu de la situation et écoutez ce que votre collaborateur ou collaboratrice éprouve. Puis prenez le temps d’une part et d’autre d'examiner ce qui a été dit et de réfléchir aux solutions envisageables. Lors d’un deuxième entretien, vous pourrez alors décider des mesures à prendre.

Aujourd’hui, j'aimerais discuter avec toi de ce que j'ai pu observer et écouter ce que tu as à dire. Je te propose qu’on se revoie dans trois jours, et on pourra trouver ensemble des solutions.

Décrivez ce que vous avez pu observer

Avec tact et considération, expliquez ce que vous avez pu observer. Soyez néanmoins clair·e et précis·e dans vos propos. Parlez à la première personne (utilisez des phrases en « je ») de ce que vous avez remarqué et de ce que vous pensez. Ne parlez pas comme si vous saviez ce qui ne va pas chez l’autre.

Je vois bien que tu t’investis dans ton travail, ce que j’apprécie beaucoup. Mais, ces derniers temps, j'ai remarqué tu as fait davantage d'erreurs. Je pense par exemple au traitement des commandes ou à la rédaction des rapports.

J'ai toujours trouvé que tu étais une personne très aimable et bien disposée. Mais, ces derniers temps, il y a eu des réclamations de la part de clients qui se sont sentis mal accueillis. Je trouve ça étrange, ça ne colle pas.

Tu fais de plus en plus d’heures supplémentaires. Je vois bien que tu t’investis énormément, ce que j'apprécie beaucoup. Mais j’ai aussi l’impression que ton efficacité est moins grande qu'avant.

Écoutez ce que l’autre a à dire

Demandez à votre collaborateur ou collaboratrice ce qui se passe et comment il ou elle vit la situation. Essayez de comprendre précisément ce qui se passe.

Comment vis-tu cette situation ?

Comment t’expliques-tu cette situation ?

Il ne faut pas commenter ni juger ce qu’il ou elle vous dit. En reprenant ses propos avec vos propres mots, vous montrez que vous comprenez et vous évitez ainsi les malentendus.

Dis-moi si je me trompe : tu as l’impression que le travail s’accumule et tu n’en vois pas le bout ?

Si je comprends bien, le boulot te suit même une fois que tu as arrêté de travailler et tu n'arrives plus à dormir comme il faut, ce qui explique que tu sois déconcentrée ?

Concentrez-vous sur le changement et proposez une tâche pour l'entretien suivant

À la fin de l'entretien, insistez sur les points suivants : il s’agit de chercher ensemble des solutions pour que la situation s’améliore. Mentionnez explicitement tout ce qui va bien. Si vous ne parlez que de ce qui ne va pas, la discussion sera frustrante et ne vous mènera pas vers des solutions possibles. Utilisez les points forts de votre collaborateur ou collaboratrice pour trouver une solution. Pour ce faire, fixez un deuxième entretien, trois à cinq jours plus tard, et donnez-vous une mission :

C'est important pour toi – et pour l’entreprise – que la situation change. Je suis sûre qu’on peut y arriver.

Il est clair pour moi que tu veux bien faire ton travail. Concrètement, que doit-on faire pour que la situation s’améliore ?

Pour notre prochain entretien, je vais réfléchir à au moins trois mesures possibles, et j’aimerais que tu me fasses aussi trois propositions.

Conseils pour l’entretien de suivi

Fixez des objectifs et décidez des mesures à prendre

Lors du deuxième entretien, commencez par rappeler qu’un changement est nécessaire. Insistez également sur le fait qu’il est important pour vous que votre collaborateur ou collaboratrice se sente mieux.

Il me tient à cœur que tu te sentes mieux. J’aimerais t’apporter mon soutien pour effectuer les changements nécessaires. Ce sera positif aussi pour l’entreprise, si on arrive à éviter les réclamations de la clientèle.

Faire les changements nécessaires te permettra de réduire le nombre d’erreurs et de terminer de nouveau dans les délais. Vu ta motivation, j'ai bon espoir qu’on y arrive. J’aimerais t'apporter mon soutien et je suis prêt à aider.

Discutez des mesures qui vous paraissent appropriées. Il existe un large éventail de mesures possibles. Ces dernières dépendront en grande partie de la situation. Veillez à ce que votre collaborateur ou collaboratrice conserve les tâches qu'il ou elle accomplit bien et avec plaisir. Dites-lui explicitement qu’il ou elle s'acquitte bien de ces tâches.

Mesures possibles sur le lieu de travail

Adapter la charge de travail

  • Déléguer certaines tâches à d'autres personnes (même temporairement).
  • Établir ensemble des priorités et définir des étapes.
  • Affecter la personne à un autre domaine d’activité ou à une autre équipe.

Aménager le temps ou le lieu de travail

  • Réduire le temps de travail hebdomadaire.
  • Revoir l’aménagement du lieu de travail (trouver une place de travail plus au calme ou prévoir des jours de travail à la maison, par exemple).

Apporter un soutien individuel

  • Discuter brièvement, mais régulièrement.
  • Offrir un accompagnement par un·e spécialiste (interne ou externe).
  • Proposer des formations sur la gestion du stress, par exemple.

La plupart du temps, il est bénéfique de convenir en plus de mesures en dehors du travail :

  • fixer un rendez-vous médical pour traiter les troubles du sommeil ou s'assurer que la personne ne souffre pas déjà d’un épuisement professionnel (burn-out) ;
  • consulter un·e thérapeute pour recevoir du soutien dans la gestion du stress ou pour éviter l’épuisement professionnel.

Que faire après les entretiens ?

Gardez une trace écrite de ce qui a été convenu

Lorsqu’une situation est chargée en émotions, les décisions prises peuvent paraître moins claires après coup. Une solution consiste à signer ensemble ce qui a été décidé, pour éviter tout désaccord par la suite.

Tenez l’équipe au courant

Décidez ensemble qui de vous ou de votre collaborateur ou collaboratrice va informer l’équipe proche. Discutez aussi de ce qu’il convient de dire. Communiquer ouvertement permet d’éviter les rumeurs. De cette manière, l’équipe peut aussi apporter son soutien.

Accrochez-vous

Le changement demande du temps. En fonction de la gravité du problème, il peut se passer plusieurs mois avant que vous puissiez constater une amélioration. Fixez des étapes réalistes et restez en contact régulièrement. Au besoin, adaptez les mesures prises.

Si vous voulez en apprendre davantage sur la manière d'aborder la santé et les troubles psychiques, vous trouverez plus d’idées sur la page « Je m’inquiète pour quelqu’un de mon entourage privé ».

Et si la situation ne s’améliore pas ?

Insistez sur le recours à un·e spécialiste

Si la situation ne s’améliore pas, vous pouvez insister pour recourir à un·e spécialiste, car les employé·es ont une obligation de réduire le dommage. Dites clairement qu'il ne s'agit pas de dévoiler des détails médicaux ou des informations sur la vie privée, mais d’examiner ensemble des questions liées au travail, en se demandant par exemple : de quel soutien supplémentaire la personne en question a-t-elle encore besoin au travail ?

Exemples de spécialistes :

  • gestionnaire de cas (interne ou externe) ;
  • job coach (encadrement professionnel spécialisé que proposent par exemple les offices AI ;
  • psychiatres et psychologues.

Suggérez d’intégrer le ou la spécialiste aux discussions

Il peut se révéler utile pour vous-même et pour votre collaborateur ou collaboratrice que vous puissiez échanger avec son ou sa thérapeute ou coach, que le collaborateur ou la collaboratrice peut libérer du secret professionnel. Il est néanmoins essentiel qu’il ou elle soit toujours intégré·e à ces échanges.